6 Tools, mit denen wachsende Unternehmen ihre ERP-Investition umfassender nutzen
Viele Unternehmen implementieren ein ERP-System und setzen es danach vor allem als digitale Buchhaltungslösung ein. Möglichkeiten wie die bereichsübergreifende Nutzung von Daten, automatisierte Abläufe und fundiertere Entscheidungen auf Basis besserer Informationen werden dadurch oft nicht vollständig genutzt. Das System ist zwar eingeführt, doch ein erheblicher Teil seines Potenzials bleibt unerschlossen.
Ob ein ERP lediglich Buchhaltungsfunktionen erfüllt oder sich zu einem strategischen Datenkern für das gesamte Unternehmen entwickelt, hängt häufig weniger von der Software selbst ab als von den angebundenen Plattformen und davon, wie konsequent Daten aus unterschiedlichen Bereichen zusammengeführt werden. Die folgenden sechs Tools können dabei helfen, die bestehende ERP-Investition wirkungsvoller einzusetzen.
1. Sage ERP: Zentrale Datenplattform für wachsende Unternehmen
Mit Sage 100 und Sage X3 bietet Sage ERP-Lösungen, die gezielt auf die Anforderungen wachsender mittelständischer Unternehmen ausgerichtet sind. Dank der offenen Architektur beider Systeme lassen sich externe Anwendungen anbinden und Informationen aus verschiedenen Geschäftsbereichen in einer gemeinsamen, fortlaufend aktualisierten Datenbasis bündeln.
Unternehmen, die Sage ERP als zentralen Datenkern nutzen und systematisch mit weiteren Systemen verknüpfen, berichten von deutlich kürzeren Abschlusszeiten, einer verbesserten Planungsqualität und einer Finance-Funktion, die aufgrund automatisierter Datenarbeit mehr Kapazität für wertschöpfende Tätigkeiten gewinnt.
Weshalb das relevant ist: Sein vollständiges Potenzial entwickelt ein ERP erst dann, wenn es als zentraler Datenkern dient, auf den andere Systeme zugreifen und in den sämtliche relevanten Informationen einfließen.
2. Salesforce: CRM-Verknüpfung und Umsatzdaten
Wenn Vertrieb und Finance auf unterschiedlichen Datenständen arbeiten, können Prognosefehler entstehen, die sich durch weitere Planungsprozesse ziehen. Durch die Anbindung von Salesforce an Sage ERP werden im CRM angelegte Aufträge automatisch als kommittierte Umsätze im ERP sichtbar. Umsatzforecasts stützen sich dadurch auf aktuelle Pipeline-Daten und historische Abschlussraten statt auf Schätzungen.
Die Finance-Abteilung erhält so jederzeit einen vollständigen Überblick über die Umsatzpipeline und kann Ressourcenplanung, Liquiditätsmanagement sowie strategische Investitionen auf einer deutlich belastbareren Datenbasis planen.
Weshalb das relevant ist: Die Verbindung von CRM- und ERP-Daten verbessert die Genauigkeit von Umsatzprognosen und erleichtert eine engere Abstimmung zwischen kommerzieller und finanzieller Planung.
3. Workato: Integrationsplattform für automatisierte Informationsflüsse
Mit dem Wachstum eines Unternehmens nimmt meist auch die Zahl der verwendeten Systeme zu. Gleichzeitig steigt die Herausforderung, diese Anwendungen zuverlässig miteinander zu verbinden. Workato ist eine Integrationsplattform, mit der sich automatisierte Datenflüsse zwischen Sage ERP und allen anderen Unternehmenssystemen aufbauen und verwalten lassen, ohne dass umfangreiche Individualentwicklungen notwendig sind.
Wenn Ereignisse aus den verschiedenen Systemen automatisch im ERP abgebildet werden und Daten ebenso in die Gegenrichtung fließen, entsteht eine zusammenhängende digitale Infrastruktur. Das Finance-Team kann dadurch fortlaufend mit vollständigen und aktuellen Informationen arbeiten.
Weshalb das relevant ist: Erst sauber eingerichtete und automatisierte Integrationen verbinden einzelne leistungsfähige Plattformen zu einer konsistenten und effizient arbeitenden digitalen Unternehmensumgebung.
4. Personio: HR-Steuerung und Management der Personalkosten
Personalkosten bilden in wachsenden Unternehmen die größte Kostenposition, sind gleichzeitig jedoch häufig nur eingeschränkt in Echtzeit sichtbar. Personio verbindet HR-Management und Lohnabrechnung mit Sage ERP, sodass personelle Veränderungen unmittelbar in die Finanzplanung einfließen können.
Sobald eine neue Stelle besetzt wird, kann der zugehörige Kostenbeitrag direkt im ERP erscheinen. Werden Gehaltsanpassungen vorgenommen, aktualisiert sich die Personalkostenplanung automatisch. Dadurch verfügt das Finance-Team jederzeit über ein aktuelles Bild der wichtigsten Kostentreiber im Unternehmen.
Weshalb das relevant ist: Aktuelle Personalkostendaten im ERP schaffen die Grundlage für präzise Budgets, verlässliche Forecasts und fundierte Entscheidungen zu Wachstum und Personalplanung.
5. Asana: Projektplanung und operative Koordination
Wachsende Unternehmen arbeiten zunehmend projektorientiert, etwa in der Produktentwicklung, im Kundengeschäft oder bei internen Initiativen. Werden Projektinformationen und Finanzdaten in getrennten Systemen geführt, ist eine präzise Projektkostenrechnung nur schwer möglich. Asana unterstützt eine strukturierte Projektplanung und -verfolgung und lässt sich über Schnittstellen mit dem ERP verbinden.
Fließen Projektkosten und Ressourceneinsatz in Echtzeit in das Finanzsystem, können Unternehmen die tatsächliche Rentabilität einzelner Projekte besser bewerten und fundiertere Entscheidungen zu Priorisierung und Ressourcenverteilung treffen.
Weshalb das relevant ist: Unternehmen mit projektorientierter Arbeitsweise können bessere Entscheidungen über Preisgestaltung, Ressourceneinsatz und Projektauswahl treffen, wenn die Projektkostenrechnung direkt mit dem ERP verbunden ist.
6. Vanta: Automatisierung von Compliance und Datensicherheit
Mit zunehmender Unternehmensgröße entstehen häufiger Compliance-Anforderungen, die für kleinere Organisationen zuvor noch keine Rolle gespielt haben. Enterprise-Kunden verlangen Nachweise zur Informationssicherheit, Investoren erwarten dokumentierte Kontrollen, und bestimmte Märkte setzen Zertifizierungen voraus. Vanta automatisiert die Umsetzung und kontinuierliche Überwachung von Sicherheitsstandards und stellt revisionssichere Nachweise bereit.
Für Finance-Teams, die in Audits und Due-Diligence-Prozesse eingebunden sind, kann eine proaktiv aufgebaute Compliance-Infrastruktur den Aufwand deutlich reduzieren. Anfragen lassen sich dadurch beantworten, ohne zunächst wochenlange Recherchearbeit leisten zu müssen.
Weshalb das relevant ist: Proaktives Compliance-Management reduziert Risiken und beseitigt zugleich ein häufiges Hindernis bei der Erschließung neuer, wertvoller Geschäftsbeziehungen.
Häufig gestellte Fragen
Wie sollte entschieden werden, welche Integrationen zuerst umgesetzt werden?
Ein sinnvoller Ausgangspunkt liegt meist dort, wo besonders viel manueller Aufwand bei der Datenübertragung zwischen Systemen entsteht oder veraltete Informationen regelmäßig zu häufigen und folgenreichen Planungsfehlern führen. Für die meisten wachsenden Unternehmen betrifft das entweder die Verbindung zwischen CRM und ERP oder zwischen HR und ERP. Diese beiden Integrationen liefern in der Regel besonders schnell einen deutlich erkennbaren Mehrwert.
Wie lässt sich eine konsistente Datenqualität in allen angebundenen Systemen sicherstellen?
Die Qualität des gesamten Datenbestands hängt wesentlich von der Qualität der Stammdaten im ERP ab. Sind Kundenstammdaten, Kostenstellen und Produktinformationen dort zuverlässig gepflegt, können die Integrationen diesen Qualitätsstandard auf die verbundenen Systeme übertragen. Regelmäßige Stammdatenpflege und klar geregelte Zuständigkeiten für die Datenhoheit in jedem Bereich sind deshalb wichtige organisatorische Voraussetzungen.
Welcher Return on Investment ist bei Investitionen in ERP-Integrationen typischerweise zu erwarten?
Messbare Rückflüsse entstehen hauptsächlich aus drei Quellen: einem geringeren manuellen Aufwand bei der Datenübertragung, einer höheren Planungsqualität durch aktuellere und vollständigere Informationen sowie schnelleren operativen Abläufen aufgrund automatisierter Systemkommunikation. Unternehmen, die diese Effekte messen, berichten typischerweise von einer Amortisation ihrer Integrationsinfrastruktur innerhalb von sechs bis achtzehn Monaten.
Ist für den Aufbau von Workato-Integrationen eine eigene IT-Abteilung erforderlich?
Nein. Workato ist ausdrücklich dafür konzipiert, von Business-Analysten und Finance-Fachleuten eingerichtet zu werden, ohne dass Programmierkenntnisse notwendig sind. Bei komplexeren Integrationen kann die Unterstützung eines erfahrenen Partners sinnvoll sein. Der laufende Betrieb und die Pflege der Integrationen können jedoch in der Regel intern durch das Finance- oder Operations-Team übernommen werden.
Wie verändert eine stärkere ERP-Integration die Zusammenarbeit zwischen Finance und anderen Abteilungen?
Die Zusammenarbeit kann dadurch dauerhaft verbessert werden. Wenn Finance-Teams nicht mehr als manuelle Schnittstelle für den Datentransfer zwischen verschiedenen Systemen fungieren müssen, steht mehr Zeit für inhaltliche Abstimmungen mit operativen Teams zu Budgets, Abweichungen und strategischen Planungen zur Verfügung. Gleichzeitig übernehmen operative Teams dank einer besseren Datenverfügbarkeit mehr Verantwortung für ihre jeweiligen Kostenbereiche, wodurch eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe gefördert wird.
